穗计生办〔2010〕3 号
关于印发《广州市人口和计划生育局
办公自动化系统运行管理暂行规范》的通知
机关各处室、各直属单位、市人口福利基金会：
现将《广州市人口和计划生育局办公自动化系统运行管理暂行规范》印发给你们，请认真贯彻落实。执行过程中如遇到问题，请与局办公室或信息中心联系。
二〇一〇年一月十九日
广州市人口和计划生育局
办公自动化系统运行管理暂行规范
为确保我局办公自动化系统（以下简称OA系统）正常、安全运行，根据《广州市电子文件档案资源管理规范》结合我局实际情况，特制定本规定。
一、办公自动化系统的运行及管理
第一条 工作人员在每天上、下午上班后及下班前都应登录OA系统，并及时查看、处理文件。如果出差时间较长，须指定授权的公文代办人(可在系统内自行设定)。
第二条 涉密和涉及经费的文件不得在OA系统中流转，按照纸质公文流转方式处理。
第三条 规范性发文流程包括拟稿人“拟稿”→“处室核稿”→“办公室核稿”→“分管领导审签”（“局长签发”）→“保密室编号”→“承办处室印发、知会”→“提交上网公开”→“本人办结”等步骤。如果发文流程不按规范性流程走，在发送时务必准确选择后继处理步骤的状态值。
处室（单位）负责人应对本处室（单位）拟制、上报电子公文的格式、内容和是否公开等进行审核；局办公室负责人应对电子公文进行必要性、文种、格式、是否公开等进行审核。
拟稿处室在印制纸质公文时，应将属于主动公开的公文分发（领导签发之日起3个工作日内）给宣教中心（信息中心）信息部提交上网公开，并在5个工作日将纸质公文（包括红色文件呈批表）提交保密室归档，同时纸质公文交换一份到广州市政务服务中心档案局窗口。信息中心信息部应在收到公文5个工作日内将公文提交上网公开。
第四条 各处室（单位）负责人是本处室（单位）办公自动化系统的主要责任人，应对本处室（单位）工作人员进行保密意识教育，对上网信息认真审查、把关，确保国家机密安全，并为联网设备正常运转提供必要的支持。
第五条 电子公文发送后，拟稿人和承办处室（单位）应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。
第六条 各处室（单位）收发员是本处室（单位）办公自动化平台运转的枢纽，主要承担以下几项工作：
（一）负责接收本处室（单位）的电子公文，及时转发给单位负责人或相关人员签阅；
（二）及时提醒处室（单位）负责人及相关工作人员处理电子公文；
（三）督办、催办本处室（单位）负责的事务。
第七条 文件承办人员应对接收电子公文的完整性和体例格式等进行核对。对不能正常接收的电子公文，应及时与有关人员联系，查明原因，解决问题。
二、办公自动化系统的维护和管理
第八条 本系统使用过程中，各处室出现的需求变更和使用的一般问题，由办公室或信息中心统一协调解决,涉及系统问题由信息中心协同开发商解决。
第九条 OA系统的维护和管理由信息中心负责。
第十条 信息中心对OA服务器的操作系统和文件进行检查，定期查杀病毒，保障设备正常运行。
管理好网络设备的通讯端口、网络地址及域名等配置信息。定期要检查所有通信端口的运行情况，发现问题要及时解决。所有配置信息要由专人保管，注意保密，以保证网络的安全。
第十一条 建立服务器的运行日志，并保存30天以上。
三、办公自动化系统运行的安全管理
第十二条 系统管理员须定期更换系统用户密码口令。所有用户必须更改系统提供的初始登陆密码为用户的私有密码，保护好并定期更改私有密码。
第十三条 有VPN使用需求的处室和直属单位向办公室提出申请,由信息中心发放USB并进行相关设置。VPN使用者应在开通使用的第一时间更改初始密码，使用时要注意保管,防止丢失。若丢失应及时向办公室和信息中心报备
第十四条 电子公文应存储在专用服务器上，由专人严格管理，未经授权，不得随意修改、删除和打印，并定期备份数据。
第十五条 工作人员离开办公室时应及时退出应用程序，以防他人非法进入系统；调离（入）时，人事管理部门应及时通知网络管理人员删除或增加离（入）职人员的上网权限。
四、办公自动化系统运行违规责任的追究
第十六条 任何个人不得从事下列危害本系统安全的活动：
（一）未经允许，对本系统功能进行删除、修改或者增加；
（二）未经允许，对本系统中存储、处理或者传输的数据或应用程序进行删除、修改或者增加；
（三）故意制作、传播计算机病毒等破坏性程序；
（四）任意方式对数据的恶意操作，比如篡改、删除、转移等；
（五）未经授权查阅其他人的文件，冒用他人名义处理公文。
各终端一旦发现计算机病毒，应当立即报告技术人员，由技术人员处理。
第十七条 在系统应用中有下列情形的，根据情节轻重对责任人进行处理：
（一）擅自向其他单位和个人提供帐号、密码，造成系统被非法入侵、信息被非法接收或丢失的；
（二）未及时上网处理电子公文，造成工作延误的；
（三）擅自通过网络传输涉密信息、数据的；
（四）擅自在网上发布、传播未经领导正式签发公文的； （五）擅自在网上传送禁止传输的其他信息、资料的；
（六）有十五条规定的禁止行为，严重危害OA系统运行安全的；
（七）系统管理及维护人员违反规定操作，造成系统无法正常运行的。